“五年前我就來查過我爺爺奶奶的戶籍檔案，因為資訊太少，警詧也沒找到。沒想到前幾天警察主動聯系我，說找到了。”了結困擾已久的一樁心事，李阿姨難抑興奮。兩份年代久遠的戶籍檔案被成功找到的背後，是正在全市公安部門推進的紙質檔案數位化轉化和管理工作發揮了巨大作用。

  隨著時間推移，年代久遠的紙質戶籍檔案在保存、查找等方面的弊端不斷顯現，紙質戶籍檔案的數位化管理勢在必行。“我們轄區有很多解放前興建的舊式里弄和花園洋房，戶籍人口遷移變化較大，來査詢舊檔案的居民很多。”徐匯公安分局湖南路派出所民警嚴曉韞深有體會，近年來因房產交易、征信、政審等各種用途，派出所戶籍查檔量居高不下。“很多老房子的同一個地址下，往往有好幾家甚至是十幾家人家，查閱紙質檔案的難度非常大。”

  嚴曉韞舉例說，有些居民的家庭成員在幾個地址間多次遷移，如要開具家人遷出證明，警察只能隨著當事人的戶口遷移軌跡逐本翻閱，“快的話，半小時內能查到。遇到疑難情况，有時甚至需要幾天時間才能完成査詢”。而對於一些年代久遠或被査詢人已經過世的戶籍檔案，辦理人往往不知道被査詢人的詳細戶籍地址，僅能提供一個姓名，“要査詢到具體的戶籍資訊更是難上加難”。

  今年6月底，湖南路派出所完成紙質戶籍檔案的數位化轉化工作。據介紹，派出所將原先保存的紙質檔案全部經由機器掃描，產生高清點數圖片，再由軟件自動識別抓取上面的文字資訊，經人工稽核後，統一存入儲存設備並納入警察資料庫，形成可即時査詢的電子檔案。

  建立電子檔案，只是檔案數位化管理的第一步。如何讓這些資訊能被精准、快速地査詢，才是提升服務成效的關鍵。對此，徐匯公安分局專門研發了一套電子檔案數據檢索系統，提供檔案檢索、影像調閱、庫藏統計等功能，滿足對原始戶籍檔案的査詢和調檔需求。

  據介紹，這套檢索系統共設定戶口簿册、遷移證存根、遷入戶口證、移入戶口證、死亡證存根、出生證、戶口審批資料等7個檔案類別，特別設定模糊查詢功能。“只要輸入姓名、身份證、詳細地址、死亡時間、出生日期等查詢準則中的一項，就能査詢到相關資訊，再進行詳細篩選。”徐匯公安分局人口管理辦公室警察胡嘉琪說。

  “現在，戶籍檔案的査詢用時從原先10至20分鐘，縮短到5分鐘以內。”胡嘉琪表示，電子檔案和檢索系統建成後，不僅減輕了警察需要手工檢索查找的負擔，也有力提升了為民辦事的效率。

  據悉，今年7月底前，徐匯公安分局已完成25萬卷、2000餘萬頁紙質戶籍檔案的數位化轉化和錄入工作。下一步，分局還將繼續拓展電子檔案的應用範圍，提升檔案資訊數位化管理的安全性和便利度。